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業財一體化:供應鏈業務到財務核算的全貌解析

作者:由 人人都是產品經理 發表于 易卦日期:2022-07-16

記賬憑證能看出盈虧嗎

編輯導語:在供應鏈的範疇裡,從供應鏈的進銷存業務開始,到財務的核算結束,才算是一個完整的物流、資訊流和資金流。本文為大家詳細介紹了供應鏈業務到財務核算的全貌,一起看看吧!

業財一體化:供應鏈業務到財務核算的全貌解析

因為財務的內容比較多,本篇文章,我們先介紹供應鏈的財務處理全貌,後面找機會再來展開介紹應收、應付和存貨相關內容。對於這部分內容,木筆也是邊學邊寫,文章參考了楊周南老師的《會計資訊系統》,以及向好友謝H美女的討教,若有欠妥之處,也歡迎朋友們指正。

一、業核心業務流程

下圖展示了企業核心的業務流程,從供應鏈的視角來看,商品在企業內部實施進銷存的過程中,會分別經過採購過程從供應商處採購商品,然後在企業內部倉庫或加工中心完成生成/儲存過程,最後透過銷售過程將商品銷售給客戶。在處理以上三個供應鏈過程的同時,會涉及財務過程和人力資源過程。

業財一體化:供應鏈業務到財務核算的全貌解析

採購過程:企業從供應商那裡獲取需要採購的商品,併為之支付商品款項,這部分商品款項通常會記為應付賬款(只要不是現款現貨,都會產生應付,常規採購流程,現款已經很少了)。供應商為商品開具發票,財務核實發票和採購明細無誤後,出納基於發票金額完成打款。

生產/儲存過程:商品採購入庫以後,在企業內部進行生產和儲存的過程,如果是批發和零售企業,通常只需要儲存管理,保證商品的質量和數量的完整,而在生產企業,還會有對原材料進行加工、組裝成成本或半成品的過程。在生產和儲存的過程中,如果商品的成本發生變化,會聯動財務的存貨處理。

銷售過程:企業透過線上電商平臺,或線下賣場等渠道將商品銷售給客戶,客戶為之支付商品費用,這部分商品費用通常會先記錄商品應收,待財務出納從微信、支付寶或銀行卡等渠道獲得收款入賬金額並對賬無誤後,對應收賬款進行核銷。

財務過程:在業務開展過程中涉及到的收付款、預算、存貨核算、成本管理等財務活動,主要對資金流進行管理。

人力資源過程:人力資源主要對員工的管理,涉及到員工的招聘、入離職、勞動關係、培訓、績效、考勤、薪資等人力處理過程,主要目的是對企業內外相關人力資源進行有效運用,以便更好的服務於業務,滿足組織當前及未來發展的需要。

其它過程:除以上5大核心業務之外的其它企業管理過程,輔助企業良性運轉,比如行政、企業文化、政府關係、法務、品牌管理、設計、金融等。

以上六大過程涵蓋了企業日常經營的所有業務活動,各個業務過程在運轉過程中相互協作(有些也會相互制約),共同達成經營目標。

二、供應鏈管理與財務管理

從企業的核心過程中,我們可以看到,供應鏈和財務是相互獨立又緊密聯絡的兩個領域,只要是實體企業,這兩個領域都非常重要,缺一不可。

供應鏈管理商品從入到出的全流程,涉及物流、資金流和資訊流,是企業的庫房先生,目標是降本增效,一切和實物商品的進和出相關的行為都屬於供應鏈範疇。

財務管理則是在一定的整體目標下,對於資產的購置(投資),資本的融通(籌資)和經營中現金流量(營運資金),以及利潤分配的管理,是企業的賬簿先生,一切和資產和資金相關的行為,都是財務管理範疇。

供應鏈與財務的交集主要是針對供應鏈的財務核算部分,其中供應鏈中的採購管理、銷售管理和庫存管理的明細記錄,會分別在財務系統中做應付管理、應收管理和存貨核算,生成相應的財務憑證,這是物流透過資訊流與資金流的對應過程。

所以,財務系統中,通常會有一個供應鏈管理模組,用來專門承接供應鏈系統中的作業流水資料,用以財務核算。

業財一體化:供應鏈業務到財務核算的全貌解析

三、業財一體化的整體流程

一個常規的業務,從業務到財務的整體處理流程,如下圖所示:

業財一體化:供應鏈業務到財務核算的全貌解析

供應鏈、人力資源等業務系統處理完相關業務後,會將需要財務核算的資料同步到財務的業務子系統中(也可能是財務系統中的業務子模組,主要看怎麼設計系統架構),比如WMS系統中的採購完成資料、銷售出庫資料、庫存資料,HR系統中的工資資料等。

財務的業務子系統獲取到這些原始資料(也叫原始憑證)後,會將需要對明細核算的資料進行分析,如果需要進行核算(比如出入庫、存貨),則由核算子系統進行核算,核算完成後,生成憑證推送總賬系統;如果不需要核算(比如報銷、發薪等),則直接將資料推送總賬系統。

最後由總賬系統核算分類資料,輸出資產負債表、利潤表、現金流量表等會計報表。同時,總賬系統核算完成後,會將核算完成的資料再推送給業務系統,完成本會計週期。

以下是財務系統處理的整體架構:

業財一體化:供應鏈業務到財務核算的全貌解析

四、什麼是財務核算

在財務裡,有個很重要的詞,叫“財務核算”,好像只要和錢相關的,都需要核算核算,下面我們一起來理解一下它的標準定義和核算範圍:

財務核算是企業經濟核算的重要內容,它是以價值形式反映和監督企業及其企業內部各核算單位生產經營過程的活勞動消耗、物質消耗和資金佔用及其經濟效果的方法。

財務核算根據稽核後的原始憑證,運用會計科目,填制記帳憑證、登記會計帳簿,以貨幣為計算尺度,連續、系統、全面地記錄,計算各核算單位或核算專案的經濟活動過程。

通俗的說,財務核算就是將企業內和錢相關的業務行為進行記賬,並形成財務報表來反映企業的經營狀況。

核算的內容包含:

款項和有價證券的收付;

財物的收發、增減和使用;

債權債務的發生和結算;

資本、基金的增減;

收入、支出、費用、成本的計算;

財務成果的計算和處理;

其他需要辦理會計手續,進行會計核算的事項。

五、財務應收、應付與存貨管理

應收:指應收賬款,是應向購貨單位或接受勞務單位收取的款項應付賬款,是下游企業因購買材料,商品或接受勞務供應等而應付給供應單位的款項。

應付:指應付賬款,是因購買材料、商品或接受勞務供應等而發生的債務,用以核算企業因購買材料、商品和接受勞務供應等經營活動應支付的款項。

存貨:是指企業在日常活動中持有以備出售的產成品或商品、處在生產過程中的產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料或物料等,包括各類材料、在產品、半成品、產成品或庫存商品以及包裝物、低值易耗品、委託加工物資等

通俗的說,應收就是我們需要收回的錢,因為還沒正式到銀行卡上,所以叫應收;應付就是我們要付出去的錢,但暫時還沒打款,所以叫應付;存貨就是清點所屬權屬於我們的商品,包括在庫的以及一些在生產過程中的庫存。

在供應鏈裡,採購入庫後會產生應付,商品入庫後會記入存貨,銷售出庫後會產生應收。

講個簡單的故事串一下應收、應付和存貨:

6月5日,採購員老王從供應商採購了100件礦泉水,採購價為1元(含稅價)

6月6日,供應商將100件礦泉水送到倉庫,庫管收貨100件入庫。入庫明細回傳財務系統,產生100元的應付賬款,同時記錄100件存貨;

6月7日,財務會計小蘇收到發票,申請出納付款,出納小陳依據發票金額給供應商付款100元,結清應付賬款;

6月8日,電商運營小李將商品上架到銷售平臺上售賣,定價1。5元;

6月9日,使用者共計下單了20件,由倉庫安排發出,出庫明細回傳財務系統,產生了30元的應收賬款,同時存貨變為80件;

6月10日,出納小陳核對銀行到賬30元,對應收賬款進行核銷。

六、財務的記賬方式

權責發生制和收付實現制由於有了應收和應付,很多時候我們已經收到商品了,但還沒有支付應付賬款,我們已經發貨了,但還沒收到應收賬款,那到底該什麼時候計算我們的收入和支出呢?在財務裡,根據計算收入和支出的時機,有兩種記賬的方式,分別是權責發生制和收付實現制:

權責發生制:也叫“應收應付制原則”,按收入和支出權責的實際發生時間來記賬,並不考慮是否已收到或支付款項。凡在本期發生應從本期收入中獲得補償的費用,不論是否在本期已實際支付或未付的貨幣資金,均應作為本期的費用處理;凡在本期發生應歸屬於本期的收入,不論是否在本期已實際收到或未收到的貨幣資金,均應作為本期的收入處理。

收付實現制:也叫“收付實現基礎”或“現收現付制”。是“權責發生制”的對稱。在會計核算中,是以款項是否已經收到或付出作為計算標準,來確定本期收益和費用的一種方法。凡在本期內實際收到或付出的一切款項,無論其發生時間早晚或是否應該由本期承擔,均作為本期的收益和費用處理。如:本期支付而由後期受益費用,一律由本期核銷進入本期成本,不再分攤。

通俗的的說,權責發生制就是財務權責變化的系統記賬的時間確定收入或支出;收付實現制是以錢款的實際收付確定收入或支出。

權責發生制適用於盈利性公司,收付實現制適用於行政事業單位。一般來說,實行權責發生制更加有利於實時反映各期的費用水平和盈虧狀況。

七、供應鏈入出庫財務核算流程

下面,我們分別介紹採購入庫和電商出庫業務對應的完整的供應鏈和財務處理流程:

1. 採購入庫流程

當商品庫存不足,需要採購補貨時,採購員會先提交採購申請,審批通過後,會進入採購詢價和採購合同階段,然後由採購員在採購系統中建採購單,供應商接到採購單後會安排送貨,貨物到達倉庫後,由倉庫完成收貨入庫。

以上為供應鏈的處理流程,看過《實戰供應鏈》的朋友想必應該非常熟悉了(還不熟?趕緊回去翻翻書本中第3章和第4章去)。

商品入庫以後,財務系統會基於入庫的明細生成暫估入庫(暫估入庫在後續文章中我們來詳聊),核算存貨成本,待供應商的發票送達以後,財務(有的公司是採購)在財務系統中錄入採購發票,生成需要支付給供應商的應付單,並申請付款,財務會計稽核付款申請後,由財務出納安排付款,付款的明細生成付款單。

以上為財務的處理流程,採購發票、應付單和付款單都會生成對應的財務憑證,儲存到財務總賬系統中,便於出具財務報表。

業財一體化:供應鏈業務到財務核算的全貌解析

2. 電商銷售出庫流程

商品入庫以後,會發布到銷售平臺售賣,C端使用者在平臺上下單後,訂單下傳到履約中心進行庫存的排程分配,匹配合適的發貨倉庫,然後下發到對應倉庫裡,由倉庫完成訂單的打包發貨,這是供應鏈的處理流程。

訂單發貨明細會傳入財務系統中生成應收單(也有一些銷售業務會基於開具的出庫發票生成應收單),由財務出納定期與收款平臺(銀行、支付寶、微信)進行回款對賬,確認回款到賬後,生成收款單。

和入庫一樣,銷售發票、應收單和收款單都會生成對應的財務憑證,儲存到財務總賬系統中。

業財一體化:供應鏈業務到財務核算的全貌解析

以上便是供應鏈與財務的整體處理流程了,從供應鏈的起點到財務的核算終點,才是一個完整的物流、資訊流和資金流。後面文章裡,再對入庫和出庫流程展開了分析,敬請期待。

財務管理是一個需要具備一定財務知識沉澱的領域,木筆的功底有限,只能淺嘗輒止,如果想深入學習,可以先學習一些會計的基礎知識,然後再結合著供應鏈的出入庫實際業務流程去串聯財務的應收應付流程,先從整體上了解財務全貌,再深入去了解每個流程的處理細節,如果有機會去財務領域裡實戰一番,這是最好的學習方式了。

作者:scm木筆;微信公眾號:供應鏈產品筆記

本文由 @供應鏈產品筆記 授權釋出於人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

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