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Excel辦公實操,建立二級下拉選單,與提供提示資訊輔助輸入

作者:由 Excel辦公小技能 發表于 易卦日期:2023-01-18

怎樣在下拉框顯示訊息

建立二級下拉選單

實際工作中,使用者經常需要使用二級下拉選單,二級下拉選單的列表內容能夠根據上級專案而 相應改變。圖所示是某企業的“出庫記錄表”和“品類表”,“品類表”中的品種包含電視、冰箱和空調三種,需要在“出庫記錄表”的 B 列選擇品種後,C 列對應單元格的下拉列表顯示相應品種下的品牌名稱列表,設定方法如下

Excel辦公實操,建立二級下拉選單,與提供提示資訊輔助輸入

選定品類表的A1:D4單元格區域,在【公式】選項卡中單擊【根據所選內容建立】按鈕,在彈出的【以選定區域建立名稱】對話方塊中取消勾選【最左列】複選框,單擊【確定】按鈕,如圖6所示。

Excel辦公實操,建立二級下拉選單,與提供提示資訊輔助輸入

由於 A1:D4 區域的一級選單與二級明細都是一對三,所以可以透過【以選定區域建立名稱】來批次建立名稱。即名稱“品種”={“電視”;“冰箱”;“空調”},名稱“電視”{“創維”;“海信”;“LG”},名稱“冰箱”{“海爾”;“西門子”;“美菱”},名稱“空調”{“格力”;“美的”;“奧克斯”}。

如果各個一級選單對應的二級明細名稱的數目不同,則需要逐個建立名稱。

選中“出庫記錄表”的B列單元格區域,在【資料】選項卡中單擊【資料有效性】按鈕,開啟【資料有效性】對話方塊。

單擊【設定】選項卡,在【允許】下拉列表中選擇“序列”選項,在【來源】文字框中輸入“=品種”,單擊【確定】按鈕,如圖所示。

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選定出庫記錄表的C列單元格區域,在【資料】選項卡中單擊【資料有效性】按鈕,開啟【資料有效性】對話方塊。

單擊【設定】選項卡,在【允許】下拉列表中選擇“序列”選項,在【來源】文字框中輸入“=INDIRECT(B1)”,單擊【確定】按鈕,如圖所示。

Excel辦公實操,建立二級下拉選單,與提供提示資訊輔助輸入

設定完成後即可實現二級下拉選單,即二級單元格的下拉選單根據上級單元格的內容相應更新,如圖所示。

Excel辦公實操,建立二級下拉選單,與提供提示資訊輔助輸入

公式解析:

“=INDIRECT(B1)”是用INDIRECT函式引用當前單元格C1左側的單元格B1,如圖60-5所示,B2單元格是“電視”,C2單元格下拉選單的序列來源設定即等效為“=INDIRECT(電視)”,因為“電視”是預先定義好的名稱,值為{“創維”;“海信”;“LG”},因此C2下拉列表顯示各種電視的品牌明細。

提供提示資訊輔助輸入

圖是某公司的內部評分表,由公司的部門經理對員工做內部評定,其中F列用於填寫評分值,要求在1至5分之間,5分最高,低於3分時需要說明原因。為了便於評分人員在實施評價時及時能獲悉相關要求,需要在其點選此區域時顯示相關提示,設定方法如下

Excel辦公實操,建立二級下拉選單,與提供提示資訊輔助輸入

選定F2:F18單元格區域,在【資料】選項卡中單擊【資料有效性】按鈕,開啟【資料有效性】對話方塊。

單擊【設定】選項卡,在【允許】下拉列表中選擇“序列”選項,在【來源】文字框中輸入“1,2,3,4,5”。

單擊【輸入資訊】選項卡,保持【選定單元格時顯示輸入資訊】的預設勾選狀態,在【標題】文字框中輸入“說明”,在【輸入資訊】文字框中輸入“請在1至5分之間評分,5分最高,低於3分時請說明原因。”,單擊【確定】按鈕,如圖所示。

Excel辦公實操,建立二級下拉選單,與提供提示資訊輔助輸入

完成設定後,當選定黃色區域的單元格時,會自動顯示輸入資訊,如圖所示。

Excel辦公實操,建立二級下拉選單,與提供提示資訊輔助輸入

如果要改變提示資訊的顯示位置,可以使用滑鼠拖動其到其他位置;如果要提示資訊暫時不顯示,可以按 Esc 鍵使之暫時隱藏,當選定其他單元格時會再次顯示提示資訊。